Klein aber oho - zwei neue Erweiterungen beim Kundenimporter

Die automatische Korrektur von fehlerhaften E-Mail-Adressen beim Import

Oft sind es kleine Dinge, die eine riesige Auswirkung haben, wenn sie nicht rund laufen. Falls man es nicht gerade mit einer Art von künstlicher Intelligenz zu tun hat, ist es z. B. undenkbar, von einem logischen arbeitenden Computerprogramm zu erwarten, "freiwillig" und selbstständig von seinen genau vordefinierten Arbeitsweisen abzuweichen. "Ist eine Handlung nicht logisch und gefährdest du durch sie den Inhalt deiner Datenbank, oder deine eigene Stabilität, so unterlasse diese am besten komplett, sodass kein Risiko eingegangen wird." So ähnlich kann man sich eine Anweisung des Programmierers vorstellen, welche er dem AkquiseManager als Teil seiner Importfunktion "beigebracht" hat. Aus diesem Grund kam es auch bisher vor, dass beim Import von neuen Datenbankinhalten aus Excel/CSV-Dateien komplette Datensätze als fehlerhaft ausgeschlossen wurden, wenn eine E-Mail-Adresse, die sich darin befindet, in einem nicht gültigen Format eingetragen wurde (kein "@", überflüssige Satzzeichen, fehlende Domain-Endung, etc.). Denn sollte der Datensatz dennoch angelegt werden und man versucht diese fehlerhafte Adresse für den E-Mail-Versand einzusetzen, so passiert im besten Fall gar nichts. Oder es kommt zu schwerwiegenden unvorhersehbaren Folgen, deren Auslöser die versuchte Ausführung dieser nicht logischen Eingabe war.

Um solche haarsträubenden Szenarien auch zukünftig zu vermeiden, aber dennoch weniger Ausschuss beim Import vorzufinden, haben wir die Anweisungen des AkquiseManagers diesbezüglich ergänzt. Das System versucht ab jetzt sogar selbstständig auf verschiedene Arten fehlerhafte E-Mail-Adressen zu korrigieren. Sollte ihm das nicht gelingen, so wird es nicht den kompletten Datensatz vom Import ausschließen, sondern nur das eine entsprechende Feld als fehlerhaft deklarieren und verwerfen.

Um den beschriebenen Mechanismus zu aktivieren, begeben Sie sich innerhalb des Menüpunkts "Einstellungen" zum Unterpunkt "Kunden, Aktivitäten…" und aktivieren dort im Reiter "Export/Import" die Option "Defekte E-Mail-Adressen versuchen zu korrigieren, bzw. verwerfen".

Die automatische Ergänzung einer fehlenden Null am Anfang ostdeutscher Postleitzahlen

In der Logik der meisten Tabellenkalkulationsprogramme, wie. z. B. Excel, wird die Zahl Null hinsichtlich ihrer Wichtigkeit in vielen Fällen mit Ihrem Wert gleichgesetzt, nämlich keinem. Dies zeigte sich besonders dann, wenn früher ein Vertriebsmitarbeiter auf die "absurde" Idee kam, seine Kundendatenbank doch ganz einfach in einer Excel-Tabelle zu führen. Bald stellte er nämlich fest, dass auf wundersame Weise alle Nullen am Anfang der Eintragungen von ostdeutschen Postleitzahlen verschwunden waren. Dumm nur, dass in diesem Fall die Null am Anfang einer Zahlenreihe durchaus ihre Daseinsberechtigung und wichtige Bedeutung hat. Da das aber dem Programm nicht klar ist, kürzt es deshalb die Zahl einfach als vermeintlich überflüssig heraus. Ist die Null einmal weg und das Dokument wurde bereits gespeichert, dann hilft nur eine aufwendige manuelle Nacharbeit, bei der vorher die Spalteninhalte als Text formatiert werden müssen. Selbst das Sonderformat "Deutsche Postleitzahl", welches zur Verfügung steht, sorgt im Fall einer bereits "geschluckten" Null nur für optische Korrekturen, indem die Zahl am Anfang zwar ergänzt wird, jedoch der Inhalt der Box im Hintergrund weiterhin vierstellig bleibt. Dieser Umstand macht sich dann wiederum beim Importversuch in den AkquiseManager bemerkbar.

Wie jedes Programm agiert der AkquiseManager nur anhand harter Fakten. Er kann nur den tatsächlichen Inhalt einer Excel-Box auslesen. Deswegen ist für Ihn die Optik irrelevant und er beachtet nur die unvollständigen 4 tatsächlichen Ziffern der Postleizahlen. Ab jetzt steht für solche Fälle eine automatische Funktion bereit, welche anhand des eingesetzten Inhalts "DE" in der Spalte "Isoland" erkennt, dass es sich beim Inhalt der Spalte "customer.plz" um eine deutsche Postleitzahl mit fünf Stellen handeln soll. Dadurch wird die fehlende Stelle am Anfang mit einer Null aufgefüllt, sodass anschließend eine korrekte Daten- und Geokoordinatenerfassung im AkquiseManager möglich ist.

Hinweis: Es müssen für eine korrekte Erkennung immer beide genannten Spalten vorhanden und richtig befüllt sein.

Die neue Erkennung ist Ihnen auch nach bereits durchgeführten Importen nützlich. Anhand des gleichen gerade beschriebenen Schemas kann das System auch Bestandsdatensätze untersuchen und Ihnen vermutlich fehlerhafte Postleitahlen anzeigen. Sie finden diese Funktion unter "Einstellungen", "System Tools" bei "PLZ auf Stellen prüfen". Mit einem schnellen Klick auf den Button "Korrektur jetzt starten" werden die falschen vierstelligen Postleitzahlen durch eine Null am Anfang auf fünf stellen aufgefüllt.

Alles über weitere schlaue Funktionen hinsichtlich der der verschiedenen Möglichkeiten zum Datenimport in den AkquiseManager können Sie hier nachlesen:
"Intelligente Spaltenzuordnung beim Importer"
"Import von Zahlungseinstellungen"
"Der Artikellisten-Import im AkquiseManager"
"Verbesserungen bei der Artikel-Importfunktion"
"Höhere Performance beim AkquiseManager"