Vorbelegung bei Zusatz- und Objektfeldern
Auf Wunsch bei Anlage gleich befüllt
Um Zusatz- oder Objektfelder gleich bei der Neuanlage eines Datensatzes automatisch mit vordefinierten Informationen ausstatten zu lassen, bietet der AkquiseManager Ihnen nun die dafür passenden Optionen an.
Entscheiden Sie direkt im Bearbeitungsfenster eines Zusatz- oder Objektfelds, ob Sie einen vordefinierten Standardinhalt festlegen möchten, sobald das neue Feld zum Einsatz kommt. Hierbei können Sie zwischen verschiedenen Möglichkeiten, wie frei definierbaren Texten, Datumsangaben oder sogar der Berechnung von mathematischen Formeln, auswählen.
Diese Neuerung ist vor allem dann interessant, wenn der Inhalt eines Feldes zumeist schon klar ist und nur in Ausnahmefällen abweicht. Eine Checkbox, welche angibt, dass ein Kunde auch für telefonischen Kontakt gerne offen ist, wäre hier ein klassisches Beispiel. Da dies bei den meisten Firmen der Fall ist, macht es Sinn, Ihren Mitarbeitern den extra Schritt der Aktivierung zur Effizienzsteigerung einfach abzunehmen.
Auch wenn dieser kleine Arbeitsschritt für sich allein genommen sehr unscheinbar bzgl. seines Zeitaufwands sein mag, so ist es bekanntlich die Summe vieler kleiner Dinge, die dann doch zu einem nicht zu unterschätzenden großen Ganzen werden können.
Die Möglichkeiten der Vorbelegung
Zusatzfelder legen Sie unter dem gleichnamigen Punkt im Einstellungsmenü an, Objektfelder direkt in einem erstellten Objekt im Punkt "Objekte" des Einstellungsmenüs. Der Ablauf eine Vorbelegung einzurichten ist für beide Felder identisch.
1. Frei definierbare Texte oder Zahlen
Legen Sie frei definierbare Werte z.B. in Textfeldern oder Zahlenfeldern an, die dann bei der Erstellung eines neuen Datensatzes gleich im Zusatz- oder Objektfeld ersichtlich sind.
2. Aktvierung von Checkboxen
Um eine Checkbox standardmäßig aktiviert einzusetzen, schreiben Sie die Zahl 1 in das Feld für die automatische Vorbelegung.
3. Inhalte von anderen Feldern
Zusatzfelder in den Bereichen "Ansprechpartner" und "Beleg" lassen sich sogar mit den Informationen aus den Stammdaten Ihrer zugehörigen Kundenkartei ausstatten. Beispielweise lässt sich die Faxnummer aus den Stammdaten automatisiert in ein Zusatzfeld beim Ansprechpartner übertragen.
4. Datumsangaben
Für die Einrichtung einer Datumsinformation stehen Ihnen z.B. die Platzhalter "[date_today]" für das aktuelle Datum und "[date_tomorrow]" für das das Datum des Folgetags zur Verfügung (siehe Platzhalterliste im unteren Bereich des Analagefensters). Die Art des Feldes muss hierbei nicht unbedingt ein spezielles Datumsfeld sein. Auch bei einem Textfeld können diese Platzhalter verwendet werden.
5. Formeln
Falls benötigt, kann der AkquiseManager auch Formelberechnungen durchführen und Ihnen das Ergebnis im Zusatzfeld anzeigen. Verwenden Sie dafür den Befehl "return", gefolgt von einem Leerzeichen und der Berechnung. Durch das Semikolon am Ende signalisieren Sie den Abschluss der Rechnung.
Hinweis: Die automatische Befüllung von Zusatz- oder Objektfeldern funktioniert nicht nur bei der manuellen Neuanlage eines Datensatzes, sondern auch bei der Neuanlage durch ein Webformular oder über eine API-Schnittstelle.
Mehr Wissenswertes über die Zusatz- und Objektfelder, sowie deren Einsatzmöglichkeiten, haben wir für Sie in den folgenden Beiträgen zusammengefasst:
"Die Zusatzfelder im AkquiseManager – Typen und Einsatzorte"
"Einrichtung individueller Zusatzfelder in Belegen"
"Prozess-Buttons jetzt noch besser - Zusammenspiel mit Zusatzfeldern"
