Versand von Leistungsberichten aus Xopido
Kleine Übersicht, aber deutlich weniger Stornorechnungen
"Nein, das stimmt aber so nicht! Vor zwei Wochen war Ihr Kollege fünf Stunden bei uns im Haus und letzte Woche nur drei. Prüfen Sie die Werte nochmals und schicken Sie uns eine geänderte Rechnung, denn beide sind zu hoch." Telefonat beendet. Solche oder ähnliche Situationen kommen leider immer noch sehr häufig bei Gewerben vor, die z. B. am Monatsende ihren Kunden eine stundenbasierte Leistungsabrechnung schicken. Gefühlt meint immer jemand, es würde nicht mit rechten Dingen zugehen. Ärgerlich ist nur, wenn man, bezugnehmend auf den Fall oben, dann feststellt, dass der erste Wert zwar korrekt ist, sich beim zweiten aber tatsächlich ein Bearbeitungsfehler eingeschlichen hat. Was folgt, ist die lästige Pflicht einen Stornobeleg und anschließend eine korrigierte Rechnung zu erstellen.
Darum unser Vorschlag: Sparen Sie sich den Großteil der aufwendigen Korrekturarbeiten und erfassen Sie Ihre Zeiten mit Xopido! Denn mit unserer zuverlässigen Software auf diesem Gebiet verschicken Sie automatisch täglich oder bei Bedarf manuell in selbst definierten Intervallen Leistungsberichte über gebuchte Zeiten. Hierdurch ergeben sich für beide Seiten ganz klare Vorteile, die zu effizienteren Prozessen und einer angenehmeren Geschäftsbeziehung beitragen:
- Völlige Transparenz auf beiden Seiten hinsichtlich aller getätigten Stundenbuchungen
- Etwaige Korrekturen können noch vor der Fakturierung durchgeführt werden
- Kein Diskussionsbedarf und keine Stornobelge mehr durch die Schaffung klarer Tatsachen
- Leistungserbringende Mitarbeiter werden dazu angehalten, ihre Stundenbuchungen immer aktuell zu halten
Leistungsberichte einsehen und verschicken
Leistungsberichte werden immer an eine von Ihnen definierte E-Mail-Adresse, z. B. die des Ansprechpartners beim Kunden, geschickt. Aktivieren Sie hierfür die entsprechende Option in der Bearbeitungsmaske eines Zeiterfassungsprojekts und tragen die Adresse in die dafür vorgesehene Zeile ein [Abb. 2]. Sie können diese Einstellungen sowohl direkt bei der Anlage des Zeiterfassungsprojekts, als auch im Nachhinein durchführen.
Das System ist auf den automatischen Versand von Leistungsberichten ausgelegt. Um sie jedoch trotzdem bei Bedarf einsehen oder manuell verschicken zu können, begeben Sie sich im Hauptmenüpunkt "Zeiterfassung" zum Unterpunkt "Übersicht" und klicken dort in der Untermenüleiste auf den Button "Leistungsberichte".
Sie gelangen darauf in die Übersichtsmaske "Ausstehende Leistungsberichte", in der alle Projekte dargestellt werden, in denen Sie die Option zum Versand von Leistungsberichten zuvor aktiviert haben. Klicken Sie hier auf den vorderen Bereich eines Eintrags, um sich dessen Details anzeigen zu lassen.
In der Detailansicht werden die noch nicht gesendeten, die gesendeten und die Positionen, die noch im Entwurfsstatus sind, zusammen mit dem Namen des Kunden und dem Empfänger der Berichte angezeigt. Im unteren Bereich des Fensters finden Sie eine Vorschau des Inhalts des Leistungsberichts, den Sie jetzt verschicken könnten. Eine ähnliche Funktion bietet Ihnen auch der Button "E-Mail Vorschau" aus der Untermenüleiste, durch den Sie die tatsächliche E-Mail mit dem Leistungsbericht vor Versand einsehen können.
Wenn in den Grundeinstellungen zu den Leistungsberichten der automatische Versand aktiviert wurde, so werden Nachrichten mit den eingetragenen Stunden täglich gegen 06:00 Uhr selbstständig vom System verschickt. Sollte dies nicht der Fall sein oder wenn Sie den Versand selbst anstoßen möchten, so befindet sich dafür ebenfalls die Schaltfläche "E-Mail jetzt versenden" in der Untermenüleiste.
Den Versand von Leistungsberichten aktivieren
Zum Aktivieren des Versands von Leistungsberichten klicken Sie im Hauptmenüpunkt "Einstellungen" auf "Zeiterfassung" und dort auf "Einstellungen". Wählen Sie den Reiter "Leistungsberichte" und danach die Option "Leistungsberichte aktivieren". Sobald die Option aktiviert ist, wird im Unterpunkt "Übersicht" des Hauptmenüpunkts "Zeiterfassung" der Untermenüpunkt "Leistungsberichte" ersichtlich.
Nach der Aktivierung der Leistungsberichte werden Ihnen Felder für die Bearbeitung der Positionstexte der Leistungsberichte angezeigt. Mit der Hilfe der aufgelisteten Platzhalter sind Sie in der Lage, diese nach Ihren Wünschen zu gestalten.
Am Ende der Einstellungsmaske finden Sie noch zwei Optionen hinsichtlich der Gestaltung der Positionsdarstellungen. Ebenso aktivieren Sie über eine dritte Option den automatischen Versand von Leistungsberichten.
Genauso wissenswerte Informationen zu Xopido wie in diesem Artikel erhalten Sie auch in den folgenden Beiträgen:
"Rechnungen mit Daten aus der Zeiterfassung "Xopido" erstellen"
"Gesprächszeiten aus dem Telefon-Journal zur Abrechnung erfassen"
"Neue Zeiterfassungsprojekte im Hauptmenü anlegen"
"Abgeschlossene Zeiterfassungsprojekte auf Wunsch weiter bearbeitungsfähig"
