Updates bei den Wiedervorlagen: die automatische Wiederholung und der versetzte Wiedervorlage-Zeitpunkt

Zwei Updates, ein Ziel: die Erleichterung Ihrer Arbeit

Im Hinblick auf die Verbesserung der Funktionen unseres Wiedervorlagen-Managements haben wir zwei Updates für Sie vorgenommen, die Ihnen das Arbeiten mit der To-Do-Liste noch einfacher und schneller gestalten: die Möglichkeit zur Einstellung automatischer Wiederholungen und zur Auswahl eines standardmäßig um eine bestimmte Anzahl von Tagen in die Zukunft versetzten Wiedervorlage-Zeitpunkts.

Vor allem durch die sich wiederholenden Wiedervorlage ergeben sich im allgemeinen Arbeitsalltag besonders vielfältige Vorteile, wie die folgenden Beispiele zeigen:

• Sorgen Sie dafür, dass Ihre A-Kunden regelmäßig in Kontakt mit Ihren Vertriebsmitarbeitern stehen, indem Sie hierfür eine wiederkehrende Wiedervorlage einstellen. Diese setzt sich automatisch nach der Erledigung wieder z.B. ein halbes Jahr später ein, um an die nächste standardmäßige Kontaktaufnahme zu erinnern. Ein versehentliches Vergessen der Neuanlage kann somit nicht vorkommen.
• Auch die Erinnerung an Jahresgespräche zum Rückblick auf die vergangenen Geschäfte oder die Erinnerung für das Qualitätsmanagement, sich regelmäßig nach der Zufriedenheit Ihrer Kunden zu erkundigen, ist durch die wiederholende Wiedervorlage einfach zu bewerkstelligen.
• Zusammen mit der Funktion "Inaktivitäts-Zeitraum" wird Ihnen mit den wiederkehrenden Wiedervorlagen auch die Möglichkeit geboten, längere kontaktfreie Zeiträume aktiv zu kontrollieren, diese einzugrenzen oder sogar ganz zu vermeiden.

Das steckt hinter den neuen Ergänzungen – Aktivierung und Funktionsweise

• Wählen Sie im Menüpunkt "Einstellungen" "System" aus und klicken auf den Reiter "Wiedervorlagen".
• "Wiederkehrende Wiedervorlagen verwenden"
  Ab jetzt können Sie diese Funktion bei der Erstellung einer neuen Wiedervorlage im Anlagefenster als Option einstellen. Sobald die Wiedervorlage als erledigt markiert wurde, wird sie automatisch dupliziert und mit einem von Ihnen bestimmten Zeitpunkt wieder angelegt. Aktivieren Sie hierfür die Checkbox in den Systemeinstellungen an der im Schaubild gezeigten Stelle.
• Der versetzte Wiedervorlage-Zeitpunkt
  Sie können einen frei definierten Standardwert festlegen, auf wie viele Tage in der Zukunft eine Wiedervorlage bei der Anlage gelegt werden soll. Geben Sie zum Beispiel im Feld "Standard-Anzahl Tage für Wiedervorlage" eine 2 ein, so wird der AkquiseManager Ihre Wiedervorlage auf den Zeitpunkt 2 Tage in der Zukunft, gerechnet ab dem aktuellen Datum, setzen. Natürlich kann dieser standardisierte Zeitpunkt jederzeit manuell abgeändert werden.

Die Wiedervorlagen-Updates in der Praxis

Im Anlagefenster einer neuen Wiedervorlage wird Ihnen gleich das Datum vorgegeben, das das System mit Hilfe der von Ihnen vorgegebenen Tagesanzahl bestimmt hat.

Tipp: Der AkquiseManager erkennt, wenn der durch Ihre Vorgabe berechnete Zeitpunkt der Wiedervorlage auf ein Wochenende oder einen nationalen deutschen Feiertag fällt. In diesem Fall verwendet er automatisch den nächsten Werktag. Die gleiche Funktion ist Ihnen schon aus dem "Wiedervorlagen-Modus" bekannt und kommt hier ebenfalls zum Einsatz.

Stellen Sie bei Bedarf eine Wiederholung der Wiedervorlage nach einem gewünschten Zeitraum ein. Wird die Wiedervorlage entweder manuell oder durch den Einsatz eines Prozess-Buttons als fertig gekennzeichnet, so erstellt der AkquiseManager augenblicklich ein Duplikat von ihr und setzt es anhand der vorher festgelegten Frequenz wieder ein. Dies eignet sich zum Beispiel besonders gut, um Intervalle einzuhalten, in denen Kunden einen Anruf erhalten sollen, um mit ihnen einen permanenten Kontakt aufrecht zu erhalten.

Hinweis: Wiederkehrende Wiedervorlagen werden bei der Massenbearbeitung nicht ausgeführt. Wird hier der Befehl "erledigt setzen" verwendet, so werden alle Wiedervorlagen, auch die mir einer automatisch festgelegten Wiederholung, beendet.

Sie möchten Ihren Kollegen mit Ihrem Wissen über das Wiedervorlagen-Management im AkquiseManager einmal so richtig verblüffen? Dann können Sie sich mit Hilfe der folgenden Beiträge ordentlich vorbereiten:
"Verbesserung beim Verschieben von Wiedervorlagen"
"Prozess-Buttons – automatisches Verschieben von Wiedervorlagen um einen definierbaren Zeitraum"
"Das Wiedervorlagen-Panel – so bändigen Sie kinderleicht eine große Anzahl an Wiedervorlagen"
"Darstellung des Inaktivitäts-Zeitraums"
"Wiedervorlagen-Massenbearbeitung"
"Wiedervorlagen umbuchen"