Rechnungen mit Daten aus der Zeiterfassung "Xopido" erstellen

Zeiten erfassen, klicken, abrechnen

Die Zeit verfliegt oft viel zu schnell. Darum ist es, zumindest während der Arbeit, wichtig sie möglichst effizient zu nutzen. Umwege jeglicher Art bringen nur selten etwas und kosten ziemlich viel an wertvoller Zeit, die man woanders besser einsetzen könnte. Deswegen haben wir für Sie nun eine direkte Verbindung von unserem Modul zur Projektzeiterfassung "Xopido" zum Modul "Fakturex" eingerichtet. Durch diese sind Sie in der Lage, z. B. für Support oder Projekte erfasste Zeitaufwendungen mit nur wenigen Klicks in einen Rechnungsbeleg zu überstellen, den Sie dann Ihrem Kunden sofort zukommen lassen können. Auch das Fehlerrisiko bei der rein manuellen Abrechnung wird somit eliminiert. Wie diese kleine und doch auf mehrere Arten vorteilhafte Lösung funktioniert und aktiviert wird, erfahren Sie in den folgenden beiden Abschnitten.

Schritt für Schritt – die Übertragung von Zeiten in eine Rechnung

Buchen Sie wie gewohnt einen Zeitaufwand, z. B. ein einstündiges Telefonat im Rahmen eines Support-Anrufs und speichern Sie die Eintragung ab.

Um die Abrechnung auszuführen, klicken Sie zuerst im Hauptmenüpunkt "Zeiterfassung" auf "Abrechnungen". Wählen Sie als nächstes den Eintrag des Kunden, dessen gebuchte Zeiten Sie abrechnen möchten, indem Sie auf seinen Namen klicken.
Sie werden darauf in die Abrechnungsmaske der entsprechenden Firma geleitet. Hier finden Sie alle gebuchten Zeiten dieses Projekts als tabellarische Aufstellung vor.Darunter sehen Sie eine Textbox, welche die Details zu jedem in der Tabelle darüber befindlichen Eintrag darstellt. Der Inhalt der Box entspricht später auch dem Text für die Positionsbeschreibung. Er kann ebenfalls in ein externes Abrechnungssystem kopiert werden.

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie Zeiten direkt aus der Abrechnungsmaske in eine Rechnung überstellen können:

1. Als Einzelposition
Wählen Sie hierfür eine einzelne Buchung durch einen Klick in die Checkbox am Anfang ihres Tabelleneintrags aus. Wählen Sie danach aus dem Dropdown-Menü unterhalb der Tabelle die entsprechende Positionsbezeichnung, unter der der Zeitaufwand verbucht werden soll, z. B. "Telefonischer Support (Einzelpositionen)". Jede ausgesuchte Zeitenbuchung wird darauf als eigene Position in den Rechnungsbeleg überstellt [Abb. 5].

2. Als Sammelposition
Wählen Sie hierfür mehrere Buchungen durch einen Klick auf in die Checkboxen am Anfang ihrer Tabelleneinträge aus. Wählen Sie danach aus dem Dropdown-Menü unterhalb der Tabelle die entsprechende Positionsbezeichnung, unter der der Zeitaufwand verbucht werden soll, z. B. "Telefonischer Support (Sammelposition)". Die ausgesuchten Zeitenbuchungen werden darauf in den Rechnungsbeleg übernommen und dort als eine einzige Sammelposition ausgegeben [Abb. 6].

Nachdem Sie Ihre Auswahl im Dropdown-Menü getroffen haben, wird eine Sicherheitsabfrage eingeblendet. Bestätigen Sie diese mit "OK", um die ausgewählten Buchungen als abgerechnet zu markieren. Nach der Bestätigung werden Sie in den Belegerstellungsmaske weitergeleitet.

Die Rechnung ist jetzt schon fertig zum Versand. In Abbildung 5 sehen Sie das Beispiel der Anlage als Einzelposition. Klicken Sie bei "Zustellung" auf den gewünschten Versandweg, um die Rechnung zu finalisieren und abzuschicken.

Abbildung 6 zeigt die Verarbeitung als Sammelposition. Die Detailbeschreibungen von Anfrage 1 und Anfrage 2 werden innerhalb einer einzigen Position mit einem Gesamtpreis ausgegeben.

Einrichtung der Übertragung von Zeiten in Rechnungen

Für die Nutzung der direkten Übertragung von Supportzeiten, müssen Sie zuvor nur passende Artikel innerhalb der der Artikel-/Dienstleistungsverwaltung angelegen, die später als Position innerhalb des Abrechnungsbelegs verwendet werden.

Beachten Sie dabei, dass Sie bei der Anlage nicht vergessen die Option "Artikel für Zeiterfassungsbuchungsabrechnung anbieten" zu aktivieren.

So wie in Abbildung 8 gezeigt, könnten passende Artikel für die Zeiten-Abrechnung aussehen. Wir empfehlen diese mit eindeutigen Benennungen auszustatten, wie "Telefonischer Support" und zur besseren Abgrenzung auch eine eigene Artikelkategorie für sie anzulegen.

Weitere Informationen zum Bereich "Zeiterfassung" finden Sie in diesem Artikel:
"Abgeschlossene Zeiterfassungsprojekte auf Wunsch weiter bearbeitungsfähig"