Grundkurs Massenbearbeitung

AkquiseManager Best Practice

Massenbearbeitung als effizientes Bearbeitungstool

Durch die Funktion der Massenbearbeitung lässt sich eine Vielzahl von Kundendatensätzen gleichzeitig bearbeiten. Stellen Sie sich vor, Sie möchten Ihre Kunden in Ihrem System in die Kategorien A-Kunden und B-Kunden unterteilen. Sie öffnen jeden einzelnen Datensatz und hinterlegen die entsprechende Angabe. Um sich diese aufwendige Arbeit zu ersparen, bietet es sich an, für diese Zuordnung die Massenbearbeitung zu Hilfe zu ziehen. Wählen Sie zuerst alle Kunden aus, für die Sie "A-Kunde" hinterlegen möchten und machen die Änderung genau ein einziges Mal für die Gesamtheit der ausgewählten Kundendatensätze. Anschließend führen Sie dies ebenso für die "B-Kunden" durch. Noch effizienter lässt sich diese Bearbeitung kaum bewerkstelligen.

Welche Bearbeitungen lassen sich im Rahmen der Massenbearbeitung durchführen?

Sie können mit der Massenbearbeitung folgende Bearbeitungen durchführen:

• Betreuer hinterlegen
• Kategorien hinzufügen/entfernen
• Kampagnenstatus updaten
• Aktivitätseinträge erstellen
• Wiedervorlagen erstellen
• Änderungen an den Informationen zur Einwilligung zur Datenverarbeitung durchführen
• Kundendatensätze mitsamt aller verknüpften Informationen löschen

Ebenfalls sind auch Bearbeitungen im Zusammenhang mit zusätzlich zum AkquiseManager gebuchten Modulen möglich, wie beispielsweise die Anlage von Kunden-Accounts im Dokumentenportal oder die Änderungen von Zahlungseinstellungen bei der Faktura.

So verwenden Sie die Massenbearbeitungsfunktion

Sie haben zwei verschiedene Möglichkeiten, die Massenbearbeitung für bestimmte Kundendatensätze auszuwählen:

Über das 3-Punkte Menü: "Massenbearbeitung über aktuelles Suchergebnis"

Auf diesem Weg werden alle Kundendatensätze der angezeigten Suchergebnisliste bearbeitet.
Wie in [Abb. 2] dargestellt, könnte man beispielsweise alle Kunden herausfiltern, bei denen der Kontakt über eine Messe zustande gekommen ist. Anschließend wählt man im 3-Punkte-Menü oben rechts in der Maske die Option "Massenbearbeitung über aktuelles Suchergebnis" aus. Daraufhin kommen Sie in den entsprechenden Bereich, in dem man diese herausgefilterten Kundendatensätze gesammelt bearbeiten kann.

Manuelle Auswahl für die Massenbearbeitung über den Aktions-Button "Massenbearbeitung" am Ende der Datensatzliste

Wählen Sie hierzu die entsprechenden Kundendatensätze, die Sie gemeinsam bearbeiten möchten, aus, indem Sie jeweils die entsprechenden Checkboxen aktivieren. Wenn Sie alle gewünschten Datensätze markiert haben, klicken Sie auf den Button "Massenbearbeitung" im Drop-Down-Menü, das in der Maske unten links angezeigt wird. Dann öffnet sich der Bereich zur Bearbeitung dieser Datensätze.

Wichtig: Überprüfen Sie immer, bevor Sie mit Hilfe der Massenbearbeitung Änderungen vornehmen, insbesondere beim Löschen, ob Sie die richtige Auswahl an Kunden getroffen haben. Die Anzahl der ausgewählten Datensätze ist im geöffneten Massenbearbeitungsbereich nochmals in Klammern neben der Überschrift aufgezeigt.

Im geöffneten Massenbearbeitungsbereich können Sie gesammelt Änderungen für alle ausgewählten Datensätze durchführen, z. B. einen Aktivitätseintrag erstellen. Hierbei wird standardmäßig das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit vorgegeben, aber man kann dies auch einfach manuell abändern. Dabei darf das Datum jedoch nicht in der Zukunft und nicht weiter als ein Jahr in der Vergangenheit liegen. Die Massenbearbeitung führen Sie schließlich über den Button "Update" durch.

Tipp: Die Massenbearbeitung kann nicht nur im Zusammenhang mit Kundendatensätzen verwendet werden. Auch bei der Bearbeitung von Wiedervorlagen greift Sie Ihnen als nützliches Werkzeug unter die Arme. Sie finden alles Wissenswerte hierüber im Newsbeitrag: "Wiedervorlagen-Massenbearbeitung".

Weitere, ältere Beiträge zum Thema Massenbearbeitung haben wir folgend für Sie zusammengestellt:
"Kunden-Mehrfachauswahl zur Massenbearbeitung"
"Funktionserweiterung bei der Massenbearbeitung"