Der Änderungsverlauf bei Kunden und Ansprechpartnern
Behalten Sie alle Änderungen genau im Blick
Wer den Überblick hat, hat damit auch stets einen Vorteil auf seiner Seite. Mit dem AkquiseManager können Sie ab jetzt ganz einfach Änderungen am Kundenstamm, der Zuteilung von Betreuergruppen oder den Ansprechpartnern eines Unternehmens verfolgen.
Nicht nur bei der Kontrolle von getätigten Adressänderungen ist dies oft von Nutzen. Vor allem als Vertriebsleiter ist es z.B. wichtig, immer genau nachvollziehen zu können, welcher Kunde von welchem Teammitglied betreut wird. Und sollte doch einmal der Fall eintreten, dass einer der Kollegen den anderen der unfairen „Wilderei“ in seinem eigens zugeteilten Kundenkreis bezichtigt, er sich sogar selbst beim ein oder anderen als neuen Betreuer eingetragen haben soll, dann können Sie sich auf die Hilfe Ihres AkquiseManagers bei der Klärung verlassen. Ein Klick auf den Button „Änderungsverlauf Kunde“ in der Stammdatenansicht der Kundenkartei genügt und Sie können auf einen Blick einsehen, wer wann den letzten Betreuergruppenwechsel bei ihm vorgenommen hat. Mit dem Änderungsverlaufs lässt sich einem solchen Sachverhalt ganz einfach auf den Grund gehen.
So funktioniert der Änderungsverlauf
Nach dem Betätigen der Schaltfläche "Änderungsverlauf Kunde" in der Menüleiste einer Kundenstammdatenansicht erhalten Sie in einer übersichtlichen Tabelle Auskunft über folgende Punkte:
- Den genauen Zeitpunkt wann und von wem eine Änderung am Datensatz durchgeführt wurde
- Durch Überfahren des Stift-Icons sehen Sie in einem Tool-Tipp-Fenster, wo eine Änderung durchgeführt wurde, z.B. innerhalb der Bearbeitungsmaske
- Die Bezeichnung des Bestandteils, der geändert wurde
- Den neuen und den vorherigen Wert des Bestandteils
Auch die Neuanlage eines kompletten Kundendatensatzes kann auf Wunsch Teil dieser Auflistung sein.
Vorteil: Nicht nur kleine Missgeschicke, die vielleicht große Auswirkungen haben könnten, sind mit Hilfe der neuen Funktion sofort wieder zurechtzurücken. Es lassen sich ebenfalls Fehler im Arbeitsablauf durch unrunde Prozesse oder nicht korrekte Arbeitsweisen bei Bedarf leicht einkreisen. Anschließend kann deren Korrektur schnell und zielgerichtet für einen zukünftig reibungslosen Ablauf durchgeführt werden. Hierfür bietet sich vor allem das Stift-Icon an, über das Sie nachvollziehen, an welcher Stelle eine Bearbeitung durchgeführt wurde.
Auch hinsichtlich der Einträge von Ansprechpartnern bei einer Firma, kann der Änderungsverlauf nachverfolgt werden. Ein Druck auf den Button "Änderungsverlauf Ansprechpartner" ebenfalls in der Menüleiste der Stammdatenansicht genügt, um die gleichen Informationen wie beim Kunden beschrieben zu erhalten.
Grundsätzlich werden erst ab dem Zeitpunkt der Funktionsaktivierung Änderungen aufgezeichnet, aber nur dann, wenn es sich um grundlegende handelt. Das Hinzufügen von Bindestrichen, oder Leerzeichen wird folglich nicht berücksichtigt, da dies keine Auswirkungen auf den Informationsgrad hat. Eine Art Ausnahme bilden die Adressen. Hier werden immer die kompletten Bestandteile eines Adressblocks als stets zusammengehörendes Paket angezeigt, selbst wenn nur z.B. eine Hausnummer oder Postleitzahl editiert wurde.
Die Funktion des Änderungsverlaufs steht immer allen Administratoren zur Verfügung. Auch Rechtegruppen für die sie explizit freigeschaltet wurde, steht ihre Nutzung offen. Wenn einem Benutzer das Recht verwehrt wird, bestimmte andere Benutzer sehen zu sehen, so ist er zwar in der Lage den Änderungsverlauf aufzurufen, aber die Namen derjenigen, die Änderungen durchführten, werden ihm nicht angezeigt.
Wichtig: Nur der Verlauf von bestehenden Datensätzen wird vom AkquiseManager gespeichert, bei gelöschten sind alle mit ihm verbundenen Daten verloren.
Diese Einstellungen benötigen Sie, damit Ihnen nichts entgeht
Das Aktivieren der Verlaufsfunktionen ist bei Kunden und Ansprechpartner fast identisch. Danach finden Sie auch die entsprechenden Buttons zum Aufrufen der Verlaufsdaten in der Kundenstammdatenansicht.
Kundenänderungsverlauf:
Wählen Sie im Menüpunkt "Einstellungen", "System" unter dem Reiter "Kunde" die Option "Änderungsverlauf speichern". Im Anschluss können Sie durch Anhaken der Checkboxen entscheiden, welche Bereiche zukünftig protokolliert werden sollen. Vergessen Sie nicht, Ihre Eingaben mit "Speichern" zu fixieren.
Ansprechpartner-Änderungsverlauf
Wählen Sie im Menüpunkt "Einstellungen", "System" im Reiter "Ansprechpartner" die Option "Änderungsverlauf speichern". Anschließend können Sie auch hier die Punkte auswählen, die protokolliert werden sollen. Mit der Auswahl "Änderungsverlauf-Ansicht über alle Ansprechpartner in der Kundenmaske" sorgen Sie dafür, dass die Verlaufsanzeige nicht im Bereich "Ansprechpartner" einer Stammdatenansicht, sondern im gleichen Bereich wie der Verlauf des Kunden angezeigt wird. Dies spart nicht nur einen zusätzlichen Klick, sondern kann auch für mehr Übersichtlichkeit sorgen.
Tipps:
- Schalten Sie die Protokollfunktion beim Erweiterten Import am besten nur dann ein, wenn Sie wirklich einen triftigen Grund dafür haben. Wegen dieser kann der Vorgang deutlich langsamer ablaufen, da dann noch mehr Daten im Hintergrund verarbeitet werden müssen.
- Sowohl innerhalb von Kunden, als auch bei Ansprechpartnern können Sie die Änderungen an Zusatzfeldern protokollieren lassen. Setzen Sie dafür einfach das entsprechende Häkchen direkt in der Bearbeitungsmaske des jeweiligen Felds.
Die Einstellungen in den Rechtegruppen
Wie bereits erwähnt, haben alle Administratoren von Haus aus das Recht auf die Einsicht in den Änderungsverlauf. Für alle anderen Rechtegruppen kann dies optional eingerichtet werden. Wählen Sie hierfür im Menüpunkt "Einstellungen", "Rechtegruppen" die gewünschte Rechtegruppe aus und setzen Sie abschließend in den Reitern "Kunde" und "Ansprechpartner" jeweils einen Haken vor die Option "Änderungsverlauf ansehen".
